Artikel 10: Privacy
Ratio Privacy Statement & Policy
Wij, de verwerkingsverantwoordelijke:DISTRICOS NV, hierna ‘Districos’ ,
zijn ervan overtuigd dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van onze consumenten van essentieel belang is.
Daar waar wij uw persoonsgegevens verwerken, doen wij dit conform de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 en van de Belgische wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.
Dit wil zeggen dat Districos bijdraagt tot de grondrechtelijke bescherming van de natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens. Districos waarborgt dat alle verzamelde en verwerkte persoonsgegevens als vertrouwelijk worden behandeld. Aangezien u als persoon te identificeren bent aan de hand van deze gegevens, wordt er gesproken van persoonsgegevens.
Toepassingsgebied
Deze Privacy Statement & Policy is van toepassing op alle persoonsgegevens die Districos van u verzamelt en verwerkt. Door gebruik te maken van de (mobiele) website(s), goederen en diensten van Districos , gaat u ermee akkoord dat deze Privacy Statement & Policy van toepassing is op de door Districos verwerkte persoonsgegevens.
Districos behoudt zich het recht om deze Privacy statement & policy ten alle tijde te wijzigen.
De van toepassing zijnde versie kan u steeds op onze website terugvinden.
Op deze pagina vindt u een beschrijving terug van het beleid dat wij toepassen inzake de persoonlijke levenssfeer alsook de verwerking van alle informatie die verzameld wordt tijdens of naar aanleiding van uw bezoek aan deze website, webshop of winkel van Districos.
Minimale gegevensverwerking
Districos verzamelt enkel de noodzakelijke persoonsgegevens die kaderen binnen haar maatschappelijk doel, deze zijnde het verkopen van cosmetische en podologische goederen aan professionelen. De verzamelde persoonsgegevens gaan niet verder dan dit maatschappelijk doel. Gedurende uw contacten met Districos worden deze persoonsgegevens verzameld en verwerkt.
Wij nodigen u dan ook vriendelijk uit om deze privacyverklaring aandachtig te lezen en kennis te nemen van de inhoud. Mogelijke toekomstige aanpassingen zijn niet uit te sluiten. Wij vragen u dan ook om geregeld deze privacyverklaring te lezen om op de hoogte te blijven van deze eventuele aanpassingen.
Rechtsgronden (uitvoering van een overeenkomst- wettelijke plicht - gerechtvaardigd belang)
Uitvoering van een overeenkomst:
Gelet op Art. 6. b) Verord. 2016/679 is de verwerking van de persoonsgegevens rechtmatig wegens het noodzakelijk belang dat er heerst voor de uitvoering van de overeenkomst waarbij betrokkene partij is of om op verzoek van de betrokkene maatregelen te nemen voor het sluiten van de overeenkomst. Hiermee wordt er gedoeld op persoonsgegevens die verzameld en verwerkt worden bij onder andere het overmaken van een offerte, bestelbon, overeenkomst¸…
Wettelijke plicht:
Daarnaast, conform Art. 6 c) Verord. 2016/679 is het eveneens rechtmatig om persoonsgegevens te verzamelen en verwerken wegens de wettelijke plicht die er heerst op Districos bij het opstellen van facturen. Wij verwijzen hiervoor inzake de wettelijke verplichting van facturen naar Art. 2:20 en Art. 2:29 van het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen van 23 maart 2019.
Gerechtvaardigd belang:
Bovendien is er ook sprake volgens Art. 6 f) Verord. 2016/679 van een gerechtvaardigd belang voor Districos. Het is echter op grond van dit gerechtvaardigd belang dat de verzameling en verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de goede werking van de onderneming. Daarnaast is er ook een belang ten aanzien van de afnemers sinds zij op deze manier op de hoogte worden gehouden van eventuele promoties.
Login en Wachtwoord
Met betrekking tot het wachtwoord en login draagt u zelf de volledige verantwoordelijkheid hierover. Districos heeft hier geen enkele toegang tot sinds deze gecodeerd zijn.
Wijze waarop de persoonsgegevens worden verwerkt
De persoonsgegevens worden verwerkt op een transparante, rechtmatige en behoorlijke manier. Deze worden geactualiseerd gelet op de noodwendigheden.
In concreto worden de persoonsgegevens in volgende gevallen aangewend:
-Eenmaal per jaar ter distributie van de catalogus.
-Drie keer per jaar ter distributie van de promotiefolders.
-Wanneer u uw e-mail adres heeft opgegeven en deze verzameld en verwerkt is geweest, zal u ter gelegenheid sporadisch voor commerciële doeleinden e-mails ontvangen (indien u dit wenst).
U kan zich hier echter altijd eenvoudigweg uitschrijven door de consumentendienst telefonisch of per e-mail te contacteren.
Zie voor het contacteren van de consumentendienst Art. 12 van onze algemene voorwaarden.
Veiligheid en vertrouwelijkheid
Districos verbindt zich ertoe om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te behouden en alle mogelijke veiligheidsmaatregelen te nemen om elk eventueel verlies, misbruik of elke vervalsing van deze persoonsgegevens te voorkomen.
Data Breach
Indien er gegevenslekken (cfr. hacking) plaatsvinden, dan zal u hiervan zo snel mogelijk op hoogte worden gesteld. Districos zal al het mogelijke doen om de geleden schade hiervan tot een minimum te beperken en uw persoonsgegevens extra te beveiligen.
Correcties
Met betrekking tot eventuele onjuistheden inzake persoonsgegevens, kunnen deze ten alle tijde geschrapt of gecorrigeerd worden. Het volstaat om kennis te geven van deze wens door een e-mail te sturen naar info@districos.com. In tweede instantie kan u ook ons steeds telefonisch contacteren op het nummer +32 (0)15/23.66.83.
In laatste instantie kan deze kennisgeving ook per brief gebeuren naar onderstaand adres: Districos NV, Koningsbaan 44, 2220 Heist-op-den-Berg.
Inzage
U kan daarnaast, als u dit wenst, inzage krijgen of een afschrift per mail of per brief ontvangen met betrekking tot alle opgeslagen persoonsgegevens waarover Districos beschikt op vraag van de verzoekende natuurlijke persoon. Dit verzoek gebeurt op dezelfde wijze als in bovenstaande alinea is geformuleerd.
Districos neemt passende maatregelen zodoende u deze persoonsgegevens op een correcte, transparante, duidelijke, makkelijk toegankelijke en begrijpbare vorm ontvangt. Districos zal ten laatste één maand na ontvangst van het verzoek, hieraan gevolg geven. Wanneer er geen gevolg aan het verzoek wordt gegeven, wordt dit meegedeeld uiterlijk één maand na ontvangst van het verzoek.
Kostprijs/Vergoeding afschrift
Het afschrift is in principe kosteloos, behoudens als het verzoek kennelijk ongegrond is, vanwege de buitensporige aard van het verzoek of wegens het repetitieve karakter van het verzoek. Er kan echter wel een administratieve vergoeding aangerekend worden gelet op de aard van het verzoek.
Bewaringstermijn
Districos hanteert zowel wettelijke als suppletieve bewaringstermijnen met betrekking tot het bewaren van persoonsgegevens.
De wettelijke bewaringstermijn voor het bewaren van facturen bedraagt zeven jaar conform Art. 36, §3 van de wet tot wijziging van de belasting over toegevoegde waarde (I) van 17 december 2012.
De wettelijke bewaringstermijn inzake boekhoudkundige persoonsgegevens die conform Art. II.88 van het Wetboek van Economisch Recht bedraagt zeven jaar.
Inzake de facultatieve bewaringstermijnen worden er diverse gehanteerd:
Als het gaat om actieve afnemers blijven hun persoonsgegevens bewaard zolang deze actief blijven. Onder actief wordt verstaan dat ze in de voorbije drie jaren een factuur gekregen hebben. Deze kunnen te allen tijde geschrapt worden mits op hun verzoek.
Bij niet actieve afnemers daarentegen zal er naar meerdere factoren gekeken worden vooraleer hun persoonsgegevens geschrapt worden.
-Vooreerst wordt er gekeken naar de datum wanneer zij voor het eerst geregistreerd werden in het systeem.
-Indien dit nog geen drie jaar is, dan blijven de persoonsgegevens behouden.
-Indien dit meer dan drie jaar is, dan wordt er gekeken naar de datum waarop het laatste factuur werd verstuurd.
-Indien er geen facturen bestaan, worden hun persoonsgegevens onmiddellijk verwijderd.
-Indien er wel een factuur bestaat die verzonden werd binnen de drie jaar, dan zal een verdere verificatie worden gedaan. Er zal gepoogd worden om hun BTW nummer op te zoeken. Als deze nog actief blijkt te zijn in de schoonheidssector, zal er alsnog een catalogus naar hun worden opgestuurd. Indien er twee jaar later na de versturing van de catalogus op jaarlijkse basis nog altijd geen factuur is geweest, dan worden de persoonsgegevens definitief geschrapt.
Recht op vergetelheid
Naast het recht op rectificatie heeft u ook recht op vergetelheid. Zo zullen de persoonsgegevens onmiddellijk gewist worden wanneer er één van de volgende gevallen sprake van is:
-Wanneer het niet langer noodzakelijk is om de persoonsgegevens te bewaren.
-Wanneer de persoonsgegevens gewist moeten worden omwille van een wettelijk opgelegde verplichting.
-Wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig blijken verwerkt te zijn geweest.
-Na een succesvolle uitoefening van het recht van bezwaar *(zie supra).
-Minderjarigen die toestemming gaven om een online dienst te gebruiken kunnen steeds vragen om die persoonsgegevens te wissen (ongeacht hun huidige leeftijd).
Cookies
Cookies zijn kleine bestanden die via de website tijdelijk op uw harde schijf worden opgeslagen. Deze kleine bestanden vergemakkelijken de navigatie en dragen in hoge mate bij tot de gebruiksvriendelijkheid van de website. Het surfen op de website van Districos kan de installatie van cookies op uw computer tot gevolg hebben. Zij vereenvoudigen het bezoek en verbeteren de ergonomie van de dialoog.
Indien u door de browser wenst verwittigd te worden wanneer er een cookie wordt verzonden, kan u uw browserinstellingen aanpassen. U kunt de installatie van deze cookies op uw computer weigeren, maar zulke weigering kan de toegang tot bepaalde diensten van de websites in de weg staan.
Indien u geen cookies wenst te ontvangen, kan u in uw browserinstellingen kiezen voor “geen cookies accepteren”. U ontvangt dan geen cookies meer. Dit kan echter leiden tot verlies aan functionaliteiten en verlies aan gebruiksvriendelijkheid van de website.
Anonieme bezoekersstatistieken
Districos houdt online anonieme bezoekersstatistieken bij om zo een overzicht te krijgen welke categorieën op de website het meeste aandacht krijgen. Hierdoor wordt er een beeld verkregen van de ‘meest bekeken’ goederen. Deze zijn volledig anoniem.
Camera’s
Districos heeft louter omwille van veiligheidsredenen in de winkel te Heist-op-den-Berg 2220, Koningsbaan 44 in het voor publiek toegankelijk deel camera’s geplaatst. Deze worden enkel aangewend indien dit uiterst noodzakelijk is naar aanleiding van een ernstig voorval (vb. diefstal,…). De beelden hiervan worden verwijderd na 14 dagen en zijn zonder geluid.
Vragen - Intern
Indien u verdere vragen (of klachten) heeft omtrent de privacy voorwaarden kan u altijd onze consumentendienst contacteren. Zie hiervoor Art. 12 van de Algemene Voorwaarden.
-Op verzoek van de betrokkene. ! Let op: Omwille van wettelijk opgelegde verplichtingen kan het zijn dat de persoonsgegevens niet (helemaal) gewist zullen worden en kan dit verzoek dus geweigerd worden. Dit zal dan gemeld worden met een bijhorende motivering aan de verzoekende partij binnen 1 maand na het verzoek.
Recht van bezwaar
U kan steeds bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege ‘met zijn specifieke situatie verband houdende redenen. Dit kan echt enkel worden aangewend als het gaat om persoonsgegevens die omwille van het gerechtvaardigd belang werden opgenomen (zie infra).
Wanneer u het recht van bezwaar uitoefent, zal Districos een belangenafweging maken tussen enerzijds uw persoonlijk belang en het gerechtvaardigd belang van Districos. Tijdens deze belangenafweging zal elke verwerking van uw persoonsgegevens gestaakt worden. Het kan echter voorvallen dat de persoonsgegevensverwerking en verzameling niet gestaakt zal worden. Dit doch enkel steunend op het proportionaliteitsbeginsel op grond van dwingende redenen waarbij er een afweging werd gemaakt tussen enerzijds het staken van de gegevensverwerking en verzameling en anderzijds uw persoonlijk belang, waarbij uw persoonlijk belang op grond van dwingende redenen niet opweegt tegen uw persoonlijk belang.
Opmerking: Dit laatste betreft enkel en alleen tijdens de procedure zelf waarbij Districos een belangenafweging maakt.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U heeft recht om uw persoonsgegevens over te laten dragen en te hergebruiken voor andere diensten. Met deze diensten heeft Districos geen enkele band. U doet dit volledig op eigen initiatief. U kan hiervoor steeds de consumentendienst contracteren. Zie hiervoor Art. 12 van de algemene voorwaarden. Dit verzoek betreft enkel en alleen uw persoonlijke persoonsgegevens. Alle in relatie met Districos voorziene gegevens worden geschrapt wegens bescherming van de bedrijfsinfrastructuur.
Recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming onderworpen te worden
U heeft het recht om niet onderworpen te worden aan een volledige automatische beslissing (zonder menselijke tussenkomst) die hem aanzienlijk treft of juridische gevolgen heeft. Districos verklaart hierbij om niet aan profilering te doen conform Art. 4(4) AVG. Slechts in drie uitzonderingsgevallen zal het alsnog mogelijk zijn om aan profilering te doen. Met name wanneer:
-De wet dit uitdrukkelijk toelaat.
-Als de besluitvorming berust op een uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
-Als dit noodzakelijk is voor de totstandkoming of uitvoering van de overeenkomst. Hier zal er net zoals het recht van bezwaar (zie infra) een belangenafweging worden gemaakt.
Klachten -Extern
Indien u niet akkoord bent met onze privacy policy kan u steeds contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit,
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel,
Website: www.privacycommission.be
